「テンプレート」とは? 仕事の効率化に欠かせない「雛形」のこと

ノマド的節約術

こんにちは! ヨス(@yossense)です。

今回は仕事をしているときによく耳にする言葉「テンプレート」という言葉についてです。

もはや、略されて「テンプレ」と呼ばれることのほうが多いのですが、そもそもどういう意味なのでしょうか?

「テンプレート」ってなに?

さて、「テンプレート」という言葉ですが、英語の「template」からきた言葉です。

意味は「型板」で、金属やプラスチック製の型抜き用のアイテムですね。

テンプレート(型板)があれば、何個でも同じ形で同じ質の商品を大量生産できますよね。

ヨス

日本語では「雛形(ひながた)」とも言いますが、むしろこっちのほうが現在では馴染みがない気もします。

その「同じものを大量生産できる」という意味から転じて、「定型文」という意味で現在は使われるようになり、多くの場合はその意味で使われています。

「定型文」って?

「テンプレート」は「定型文」ということをお話しましたが、そもそも定型文って何のことでしょうか。

有名どころで言うとこういう文章があります。

定型文の例

立春とは名ばかりの寒い日が続きます。

はい、おかたい手紙とかメールで使われるアレですよね。

会社でよく使われる定型文といえばこちらでしょう。

定型文の例

お疲れ様です。

つまり、決まりきったお約束の文章のことを定型文(テンプレート)と呼ぶということです。

業務効率化に欠かかせないテンプレート

さて、「テンプレート」がどういうものかという説明をしましたが、このテンプレートは業務効率化には絶対に欠かせない概念です。

ほら、仕事をしていると、定期的に同じ作業が発生することがありますよね。

たとえば「振込口座を教えてほしい」というお問い合わせがあったとします。

こういうお問い合わせって、月に何回か来そうですが、その度に文章を作ったりしてないですよね?

もちろん、こちらのような文字のデータを、メモ帳やWordなんかに保存して、コピペで使い回ししていますよね?

テンプレート例



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何度もくる「同じ質問」に対して、同じような文書をその都度考えてタイピングするなんて時間のムダですからね。

テンプレートをコピペするのが面倒……を解決する

こういうテンプレートですが、いろんなお問い合わせに対して作っていくと莫大な量になります。

たとえば、Word でいろんな質問に対するテンプレートを作っていると、探し出すのが面倒ですよね……。

そこでオススメなのがスニペットツールです。

PhraseExpressの例
PhraseExpressの例

スニペットツールというものを使うと、上のアニメーション画像のように、テンプレートを特定の文字を使って一瞬で呼び出せるようになります

WindowsならPhraseExpress、MacならTextExpanderがオススメですよ。

さて、今回は「テンプレート」という言葉を紹介しました。

今では日常的に「あいつの返事はいつもテンプレだな」のようにネガティブな意味でも使われています。

「マニュアル通り」みたいな意味ですかね。

……ということで、言葉はどっちでもいいのですが、「テンプレート」自体は仕事をやる上で超大切なので、ぜひ使ってくださいね。

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ヨス

PC業務の効率化のカテゴリ」にあるきん、そっち見てや。

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