その作業が「差業」になる? 効率オタクは「新しいツール」を導入するために10時間かけてもよいと思ってます

OMIYA!

こんにちは! 効率オタクのヨス(@yossense)です。

わたしは毎日文章を書いていますが、あらゆる方法で文字入力の効率化を図っております。

なぜそこまで「効率化」にこだわるのかについて今回は語ります。

10分かかっていた作業が5分に?

たとえば、会社で毎日上司に報告メールを送っているとします。

これ1つを送るのに、10分かかるのと、5分かかるのだったらどっちがいいですか?

もちろん、5分ですよね?

10分かかっていた作業が「5分ですむようになる」ってすごくないですか?

……うーん。「10分が5分に!」と書いても字面的にあんまりインパクトがないかもしれませんね。

ところが5分どころの短縮ではない

でも、これって5分どころの短縮ではないのです。

「毎日」必ずやることなので、これが一週間になると……

5分/日 × 5日 = 25分/週

なんと、25分の短縮になります! さらに、一ヶ月になると……

25分 × 4週間 = 100分(1時間40分)/月

1時間40分も短縮になるんですねぇ!

ヨス

1年だと20時間の短縮なので、もはやアートの域ですよ!!

「作業」を長いスパンで見ることの大切さ

じゃあどうすれば時間を短縮できるのかというと、仕組みを作ることです。便利なアプリケーションを導入するとか。

たとえば、PhraseExpressというツール(MacだとTextExpander)を導入すればこんなことが簡単にできるようになります。

カーソルが「様」の前に来たぞ!!
カーソルが「様」の前に来たぞ!!

文章を入力するときにめちゃくちゃ便利なのですが、最初に設定をしたり登録をしたりが面倒です。

ぶっちゃけですが、逆に時間が取られてしまいます

ヨス

やり方を調べたりしていると数時間かかるかも……。

「設定に10時間?! そんな時間ねぇよ!」と一蹴することは簡単です。

でも、こういう作業は長いスパンで考えなければなりません。

何度も何度も同じ動作を繰り返すのなら、最初の設定に10時間かけたっていいんですよ(ふつうはそんなにかからないけど)。

さっきの例(毎日5分の短縮)なら半年でペイできますから。

頭を使わなくてよい仕事に頭を使え!

わたしは常々、「頭を使わなくてもよい仕事に頭を使え!」と言っています。

何も考えずに、同じ作業を繰り返していれば毎日やらなくてはならない単純作業は何の時間短縮もできないし、たんなる「作業」で終わります。

でも、「もっと効率的にできる方法はないかな?」と考えて検索してみたり、このブログ「ヨッセンス」の「仕事の効率化カテゴリー」を読んでみたり(笑)すれば、その作業の時間が短縮できるんですね。

そしたら、その短縮できた時間分、クリエイティブな仕事ができるかもしれません。

「作業」が、人との差を作る「差業」になるということです。

今回は、「新しいこと」をやるときに「時間がない!」とやりたがらない人が多いことに対する意見です。

人間に与えられた時間は24時間。誰しもが同じです。タイピングのスピードも極めてしまえば、みんな同じ。

でも、同じ作業をするにしても、使うアプリケーションによって、かかる時間が全然違うんですね。

定時に帰れない……と文句をたれる前にそういうことに頭を使ってみてください。

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