依頼メールはわかりやすく! ちょっとの配慮であなたの評価がUPします

件名は「〆切」＋「内容」で

急ぎの場合は「〆切」＋「内容」を書いていただければ最高です。

「パンフレットの件」って書くより急ぎなのがよく分かって嬉しいです。

まぁ、こんな切羽詰まった〆切じゃないのが一番うれしいのですが。

よく使われるのは「【至急】」とかですね。「【　】（墨付きカッコ）」で囲んでいるとよく目立ちます。スパムメールとかでもよく使われていますが。

何を依頼しているか要約もあれば

そして冒頭には、何を依頼しているメールなのか書いてくださると嬉しいですね。まぁ、件名を見れば分かりますが、念のためココにも。

先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。

訂正をお願いします。

とかでOKなんで!!

区切り線があると嬉しい

境目と言うのは、「内容の区切り目」のことです。例えば、「挨拶文」と「依頼」との間の境目とか、「依頼1」と「依頼2」の境目のことです。

どこまでが「依頼1」なのかどこからが「依頼2」なのかがわかると、訂正する側も見落としがなくなります。多めの改行を取るだけでもいいんですが、下のような感じの境目があるだけでめちゃくちゃ見やすくないですか?

ただ単に「--------------------」みたいなラインを入れるだけです。

区切り線は単語登録を

これは単語登録していないと実用的じゃないので、ぜひ単語登録して下さい!! 登録の仕方はこちら。

更に言うと、上の例みたいに、「---」のラインの上下に「改行」を追加してくれると、もんの凄く見やすいです♪

単語登録するときに「━」って出しにくいので、ぜひ、上記からコピペして登録して下さいね。

あ、それと「---」がこんな風に「------------------------------------------------------------------------------------------------」長すぎると、スマホでメールを見たときに改行されてずれることがあるので、あんまり長すぎない方がいいかもしれません。

見出しって?

見出しっていうのは、新聞とかの大きくて目立つ文字です。ヘッドラインとも言います。

本文の内容をまとめて、一言で分かりやすくしたものですね。

新聞の中では、見出しを見るだけで、本文にどんな内容を書いているのかを予想できます。

そして予想できると、内容の理解度も高まるという訳です。

依頼のメールで言うと、例えば「1ページ目」とか「2ページ目」というのが見出しになりますね。

こんな感じで、先ほどの区切り線と合体させるともっと見やすくなりますね。これだけで、どこからどこまでが1ページ目なのかが一目瞭然になりました!!

直すところを抜き出して「矢印」で指示

例えばこんな風に矢印やラインを使ってみてはどうでしょうか?

どうでしょうか? 文章よりも、直す箇所のみを抜き出して、矢印なんかで指示した方がよっぽど見やすいですよね。

更に見出しを

上の例では、副見出しを入れて、さらに副見出しの頭に「数字」を入れました。これで、何個の訂正箇所があるのかも一目瞭然です。

こうすることで、大事な部分が埋没して見逃すことも避けられますし、訂正したあとの最終校正も簡単にできます。

長ったらしい文章で書いてる割には結局、訂正箇所が1、2箇所だった……なんてこともよくありますよね……。

文章を読むのってけっこう時間かかるんです。速読とかやったことないですし。

意図的なのかミスなのかが判断できない

「夫婦」を「婦夫」って書いているのを見たら、これは男性至上主義に対抗してワザとしてんのかな?って思います。

ほかにも、陶芸の「伊万里焼」を「伊万里焼き」って書いてるけど、これだと「お好み焼き」とか「たこ焼き」みたいだけど、そのまんまでいいの!?っていう場合も。

依頼どおりに訂正するとおかしくなるときも

「後半部分を下の文章と置き換えて下さい」と書いていて、「置き換えて繋げたら文法おかしいやん!」ってこともあります。

あぁぁぁ……〆切が明日なのに、このまま訂正したらイイの? それともそのままでやった方がイイの?!っていう苦悩をわかってほしいです。

それにしても、こんな時に限って電話繋がらないのはなぜなんでしょうね。お願いだからメール送る前にちゃんとチェックしてください。