2017年9月5日

フォルダ整頓のテクニック! フォルダ名を操って管理をラクにしよう!

こんにちは! ヨス(@yossense)です。

今回は、フォルダを上手に操るテクニックについてです。

WindowsでもMacでも同じなので、ぜひ参考にしてください♪

フォルダの整頓

さて、今回はフォルダの整頓の話ですが、なぜフォルダの整頓が必要なのでしょうか?

それはもちろん、探したいデータにすぐに行き着くためです。

ヨス

あのデータがほしい!

と思ったときに、「あれ? どこに置いたっけ?!」ほど時間のムダはありません。

フォルダを整頓して、効率良いパソコンライフにしましょう!

連番が基本

まず、フォルダの名前を考えることから始めましょう。すっごく大事です。

パソコンのデータやフォルダの名前を付けるときには、こちらのルールを知っておいてください。

  1. 記号
  2. 数字
  3. アルファベット
  4. ひらがな・カタカナ
  5. 漢字

ざっくりと、上の順番に表示されます。「漢字」よりも「アルファベット」よりも「数字」が先に表示されるということですね。

こちらの例をみてください。

★阿呆
01_阿呆
AHO
あほ
アホ
阿呆

頭に記号の「★」がついているものが一番上に表示されます。

では、フォルダの名前を付けるときのコツを見ていきましょう!

連番で管理

数字は「文字(ひらがな、漢字など)」よりも上に表示され、管理がしやすいという性質があります。

なので、フォルダの名前を付けるときには、必ず頭に連番を振りましょう

ヨス

すべてのフォルダにです!

01_犬の写真
02_猫の写真
03_サルの写真

01_犬の写真」というふうに、このフォルダに「01」を付けているのは、最もよく使うので一番上に表示させたいからです。

「猫」を最初に表示させたいときには「01_猫の写真」「02_犬の写真」のように数字を逆にすればOKです。

連番は「01」から始める

連番ですが、必ず「01」から始めましょう。なぜかというと、2桁になったときに表示順がズレるからです。

こちらは「 1 」から始めた例。

1_犬の写真
10_ゾウの写真
11_キリンの写真
2_猫の写真
3_サルの写真
4_鳥の写真
5_ブタの写真
6_魚の写真
7_キツネの写真
8_タヌキの写真
9_馬の写真

ほら!「10」と「11」が「 1 」のあとに入って、オカシイことになっています!

これは1桁の数字の頭に「 0 」を入れるだけで回避できるので、連番は「01」からスタートしましょう。

フォルダが多くなるなら3桁で

この連番は、フォルダが多くなることがわかりきっている場合は3桁からスタートするのをオススメします。

001_犬の写真
002_猫の写真
003_サルの写真

こういうことですね!

フォルダの名前はわかりやすく

フォルダの名前はわかりやすいものにしましょう。

わかりやすいというのはどういうことかというと、「中に何が入っているのかを想像しやすい」ものです。

こういうのがアウトなのは一目瞭然ですよね(笑)。

01_アレ
02_あそこで撮ったやつ

出来る限り具体的に、フォルダ名は付けましょう!

数字とフォルダ名の間にはアンダースコアを

上の例では連番のあとに「_(アンダースコア)」を使っていますよね。

01_犬の写真
02_猫の写真
03_サルの写真

これは見やすくするために入れているだけです。

01犬の写真」のように数字とフォルダ名がごっちゃになると見にくいですよね。

もし「01-犬の写真」のように「ハイフン」がお好みの場合はそれでもオッケー!

連番を飛ばすテクニック

この連番ですが、順番どおりにしないテクニックもあります。

たとえば、いっぱいのフォルダが今後作られることがわかっていて、連番の間にフォルダをねじ込みたくなりそうな場合です。たとえば……

01_犬の写真
02_猫の写真
10_サルの写真
20_魚の写真

こんな感じで。なぜ順番を飛ばしたかというと……

ヨス

「01」〜「09」までは、人間にすごく身近な動物にしたいな〜。でも今思い浮かぶのは「犬」と「猫」だけだよな。

ちゃんと管理したいなら、こういう思考になりますよね。

で、あとから考えて「03_ハムスター」を間にねじこむことができるんです。

一時的によく使うフォルダ

フォルダの管理をしていて増えてくると、こんな場合が生じることがあります。

ヨス

しばらくこのフォルダをよく使うから上の方にあると便利だなぁ。

一時的に、「ある特定のフォルダ」を上の方に表示させたいというシチュエーションです。

これも、「『記号』はすべての文字で一番上に来る」というルールを知っておくと対応できます!

★10_ゾウの写真 へのショートカット
01_犬の写真
02_猫の写真
03_サルの写真
04_鳥の写真
05_ブタの写真
06_魚の写真
07_キツネの写真
08_タヌキの写真
10_ゾウの写真
11_キリンの写真

こんな感じで、ショートカットフォルダを作って、名前の一番前に記号をつけてやれば良いんです。「 ★ 」なんかでオッケー。

ここで「フォルダ」自体の名前を変えるのではなく、「ショートカット」を作って名前を変えているのは、不要になれば削除すればいいだけでラクだからです。

ショートカットフォルダを削除しても、元のフォルダは消えません!

ヨス

ほかにも社内で共有しているフォルダの場合は、【緊急】のようなものを頭に付けるのもオススメ(「【 」も記号なので一番前に来る)。

違うフォルダ内にショートカットを設置

フォルダが多くなってくると、こんな問題に突き当たります。

ヨス

ええー!? こないだSNS用に撮った「ヨスの写真フォルダ」が見つからない! どこ?!

簡単に言うとこういうことです。

01_ブログ用写真
02_SNS用写真
  ┣01_アイコン用画像
  ┗02_背景の写真
03_個人の写真
  ┣01_ヨスの写真
  ┗02_サトちゃんの写真

わかりにくいですが、SNS用に撮った写真を入れた「ヨスの写真」フォルダを探しているのですが、「02_SNS用写真」に入っていないんですね。

これ、そのときの考えで「03_個人の写真」の方に入れてしまっているんです。

もし、こういう「どこにあるのかわからない!」という状況になったら、次も同じ苦労をしないようにすぐにショートカットフォルダを作りましょう。

01_ブログ用写真
02_SNS用写真
  ┣01_アイコン用画像
  ┣02_背景の写真
  ┗03_ヨスの写真 へのショートカット
03_個人の写真
  ┣01_ヨスの写真
  ┗02_サトちゃんの写真

こんな感じで、上のように「02_SNS用写真」の中にも「03_ヨスの写真 へのショートカット」を作ればオッケーですね。

きっと次に写真を探すときにも「SNSで使った写真はSNSフォルダにあるはず」という発想になると思うので(笑)。

さて今回は、フォルダの管理方法をまとめてみました。

仕事をやっていると時間との勝負なので、フォルダ名をついつい適当に名前を付けてしまいますが、長い目で見ると最初に考えて名前を付けた方が時間短縮になります。

ということで参考にしてもらえるとうれしいです!

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