紙のデジタル化(ペーパーレス)はどうやるの? スマホだけで電子化する方法

こんにちは! 効率化のヨス(プロフィールはこちら)です。

わたしは10年前ぐらいから紙媒体のデジタル化(ペーパーレス化)を進めてきました。

ペーパーレス化は、昔ならスキャナーを使わなければできませんでしたが、今ならスマホ1つでスキャンから管理まですべてできます。

今回は学校でもらうプリントや、取り扱い説明書のような紙媒体をスマホでデジタル管理する方法について紹介します。

スマホを使ってプリントをデータ化する方法

子どもが学校に行っていると、毎日何かしらのプリントを持って帰ります

とくに年度初めの4月や、夏休み前なんかは膨大な数のプリントを持ち帰るんですよ。

しかも、子どもが小学校、幼稚園……のようにべつの学校に通っている場合は、その量が2倍になるという……。

ヨス

さらに習い事に行かせていたら、そこでももらってきますよね。

そこでオススメするのがデジタル化です。では、紙をデジタル化する方法について紹介します。

  1. アプリを用意する
  2. スマホでプリントをスキャンする(自動で送信)
  3. 現物(プリント)を捨てる

この3つの手順だけです。では具体的に紹介しますね。

アプリを用意する

まずは必要なアプリをインストールするところからです。

1アプリをインストール

Evernoteのアプリが必要なので、スマホにインストールしておいてください。

iPhoneの人は「Scannable」というアプリも。

必要なアプリ

Evernoteは無料でも使えますが、容量が毎月60MBまでです。

本気でペーパーレスをやる場合は有料版にしましょう。

ヨス

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2アプリにログインしておく

Evernoteアプリにログイン(参考: アカウントとは?)しておいてください。

iPhoneの人は、「Scannable」にもログインして、Evernoteと連携(ログインしたら勝手にやってくれるはず)しておいてくださいね。

スマホでプリントをスキャンする

必要なアプリが入れば、スマホを使ってプリントをスキャンしましょう。

スキャンと言っても超かんたんです。

単にスマホアプリ「Scannable(スキャナブル)」もしくは「Evernote」でプリントの写真を撮るだけ。

Scannableのアイコン
Scannableのアイコン

ここではiPhoneの「Scannable」を使ったやり方を紹介します。

1スキャンする

まずは、「Scannable」でスキャンします。

「Scannable」でスキャン
「Scannable」でスキャン

単にアプリを立ち上げて、スキャンしたいプリントに向けるだけ。

勝手に写真を撮ってくれます。

ヨス

上の例では、子どもの通う小学校の「給食の献立表」をスキャンしています。

2名前をつけて保存

では、撮影した写真に名前をつけて保存をタップします。

名前をつけて保存
名前をつけて保存

名前はあとで検索しやすいものを考えてつけましょう。

こちらのように、名付けのルールも決めておくと検索するときに便利ですよ。

2020年6月 給食

この「日付け」と「イベント名」の2つさえ入力していれば、日付の名前で検索しても、イベント名で検索しても一発で呼び出せます。

いっぱいあるプリントの中から一生懸命探し出すよりもスマートですよね。

3「Evernote」のアイコンをタップ

Evernoteのアイコンをタップしましょう。

Evernoteのアイコンをタップ
Evernoteのアイコンをタップ

これで自動でEvernoteに送られます。

現物(プリント)を捨てる

スキャンができたら、スキャンしたプリントは捨ててしまいましょう

ヨス

「裏紙」としてリサイクルするのもオススメです♪

家にあるプリント類はどんどんスキャンEvernoteに送って、ゴミ箱に捨てていくのです。

現物を保存することが重要なのではなく、紙に書かれている内容が重要ですからね。

デジタル化したデータを見る方法

今度は上の方法でデジタル化したデータを見る方法を紹介します。

Evernoteで調べたいときに検索する

Evernote(スキャンしたデータが送られたアプリ)を開きます。

Evernoteのアイコン
Evernoteのアイコン

Evernoteアプリを開き、画面下にある「虫眼鏡マーク」でバッチリ検索できますよ。

Evernoteで検索
Evernoteで検索

こちらが、わたしのEvernote2020年 6月 給食と検索した結果です。

検索された
検索された

バッチリ出てきましたね!

【参考】データはカテゴリー別に管理

Evernoteに取り込んだデータは、カテゴリーでフォルダを分けて管理するのをオススメします。

カテゴリー(ノートブック)で管理
カテゴリー(ノートブック)で管理
ヨス

Evernote内ではカテゴリーのことを「ノートブック」と呼びますよ。

わたしは学校でもらってくるプリント類は、何も考えずにとりあえずEvernoteに入れています。

有料会員になっているし、いくらでも容量があるので、今後二度と見なくてもいいんです。

とりあえず堂々と現物のプリントを捨てられる……これが一番のメリットかもしれません。貧乏性のわたしには(笑)。

Evernoteはこちらからどうぞ。

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紙をデジタル化させるメリット・デメリットもぜひご覧ください。

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ヨス

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