こんにちは! 効率化オタクのヨス（プロフィールはこちら）です。
「仕事が忙しい」
「家事が忙しい」
こんなセリフが口癖になっている人も多いと思いますが、ぶっちゃけ忙しくない人はレアですよね（笑）。
だからといって、「忙しい」と言っていても一日の時間が25時間になるわけではないのが現実。
じゃあどうすればいいかというと、限られた24時間を有効に使う以外の方法がありません。
今回は、効率化を意識したときに常に考えてほしい基本的な考え方3か条を紹介します。
作業効率化をするときの考え方3か条
では、さっそく作業を効率化するときの考え方の基礎である3か条を紹介します。
では、順番にくわしく紹介しますね。
その作業は本当に必要なのか?
まず第一に考えたいのは、「その作業は本当に必要なのか?」ということです。
じつは「やらなくても問題ないのに惰性でやっていること」って、すごく多いのです。
そういうものは、バッサリと「やらない」という選択をしましょう。
たとえば、とくに伝えることがないのに会社で朝礼を毎日やっていたとします。
社長もとくに伝えることがないし、いつもどおりのやりとりを繰り返しているだけ……のような朝礼。
「当たり前になっていること」が盲点になります!
ポイントとしては、やっている理由を考えてみることです。
どう考えても、「いつもやっているから」以外の理由が思い浮かばないものは不要です。
もしそういうがん細胞を発見したときは、バッサリと切り捨てましょう。
もしかすると、バッサリと切り捨ててから「メリット」が見つかる場合もあります。
そんなときはもう一度やるようにすればいいだけのことですから。
その作業はもっとラクできないか?
つぎに考えたいのが「その作業はもっとラクできないか?」ということです。
たとえば毎日、作業日報を紙に手書きで書いていたとしましょう。
まず考えたいのは前述した「作業日報って必要なの?」という発想です。
「全体の業務が見わたせるので必要」という結論になったとしても、ここでもう一歩踏み込んだ考えが必要です。
それが
「もっとラクな作業にならないか?」です。
「ラク」と書くと悪いイメージを持つ人がいるかもしれませんが、「時間短縮してほかの業務に時間が使えるようにする」という意味合いで言っていますよ。
上の例だと、作業日報を紙でやる必要はありませんよね? 上司に、メールで送ればいいのではないでしょうか。
もっといえば、部下各自がべつべつのメールで送るのではなく、Googleドキュメントなどを使うのはどうでしょうか。
クラウドであるGoogleドキュメントなら、各自が同じファイルに同時にも書き込めるため、上司が確認する日報が1つに統一されます。
ちなみにGoogleドキュメントについてはわたしの書籍でも書いているので、ぜひ。
その作業に適した道具はないか?
上記をやるだけでも効率化を図れますが、さらに効率化を図る場合は道具を変えるといいです。
たとえば、「パソコンが重い（スピードが遅い）」という問題があるとします。
そこで、遅いパソコンを使って作業効率が悪いまま仕事をするのではなく、「お金を使ってもっとよいパソコンを購入する」という選択肢を選びましょう。
多少、コストがかかっても時間が短縮できたり、ストレスなく仕事ができパフォーマンスが向上するのなら、お金を使う価値があります。
パフォーマンスがよくなったぶん、仕事でお金を回収すればいいだけですから。
以前の記事でも書きましたが、新しいツールを導入するときに多少時間がかかってもあとで回収できますよ。
さて、今回は作業効率化をするときの基本となる考え方3か条をまとめました。
すごく基本的なことですが、仕事でも家事でも、なんでも使える考え方です。
ぜひ、人生の効率化をして、有意義なことに時間を使えるようにしましょう。
こちらはわたしの書籍『効率化オタクが実践する 光速パソコン仕事術』です。きっと役に立つはず。
