紙のデジタル化のメリット・デメリットとは?

場所を取らない

まずはデジタル化しておけば、場所を取らないというメリットです。

いやー、紙って本当に場所を取りますよね。

しかも、ほこりをかぶるし、破れたり、お茶をこぼしてえらいことになったりもします。

物質ではなく「データ」にしていれば、場所をいっさいとりませんよ!

紛失・破損の確率が減る

そしてわたしにとって、データ化の一番のメリットは紛失の確率が減ることでしょう。

物ってなくなりますよね? 机の上に置いておいたものってなんで消滅するんでしょうね?

バッグに入れたものってなんで消え去るんでしょうね? いやー不思議すぎます。

データにしていれば「物」じゃないので紛失することはまずありません。

さらに、火事などで紙そのものが破損する可能性は常にありますよね。データにしておけば破損の確率はグッと減ります（もちろんゼロではないです）。

忘れ物がなくなる

たとえば「子どもの運動会のプログラム」だと、必ず当日必要です。

でも、当日の朝「アレ?! どこに行ったんだ?!」になりませんか?

ところが、データ化するようになればスマホかタブレットのみ持って行けばOKです。

ペーパーレスにするようになってから忘れ物が激減しました。

データ化自体を忘れたときはどうしようもないです……。

どこででも見られる

Evernoteのようなクラウドにデータとして入っていれば、どこででも見られます。

たとえば計画性のある人だったら、「この書類、必要になるかも?」と準備できますよね?

でもわたしのように計画が苦手な人だったら、そんな気の利いたことできません。

デジタル化して、PC、スマホ、タブレットでも見られるようにすれば、計画性ゼロのわたしでも大丈夫です!

探し出すのがラク

Evernoteでデータ化していれば、検索することでプリントを探せます。

どんなに整頓していたとしても、机の引き出しから1つ1つ探していくより間違いなく効率が良いです。

Evernoteなら、画像のなかの文字も検索できるので便利です!

ちなみにEvernoteで検索がうまくできないときは、Evernoteで検索できないときの対処方法を参考に。

参考: Evernoteで検索できない?! その対処方法を解説

プリントをためらいなく捨てられる

「スキャンして保存してある!」という事実があると、本物のプリントをためらいなくガンガン捨てることができます。

たとえば、友達からの年賀状とか、「せっかくもらったもの」だと思ったり、へんに愛着があると捨てられません。

名刺なんかもそうですよね。「もしかして使うかも?」と思うと捨てられませんが、すごく場所を取ります。

こういうものは、その「物質そのもの」よりもなかに書かれている情報が重要なので、デジタル化すればどんどん捨てていきましょう。

「紙」という物質は、1枚だと大したことないですが、積み重なって莫大な量になります。ためらいなく捨てましょう。

ログとして残る

データ化すれば、記録（ログ）として残せるのもポイントです。

Evernoteに入れるときの名前を「2020年 小学校遠足」のようにしておけばログとしてもバッチリです。

あとで検索もできますし。

わたしは、子どもが学校でやったことのログとしても使いまくってます。

デジタル化がめんどう

紙を紙として保管するのは、「引き出しに入れるだけ」のようにカンタンです。

デジタル化するとなれば、スキャンしてファイルに名前をつけるという作業が必要になります。

これは「あとでラクするため」と思って割り切るしかありません……。

「物」として存在しない「物足りなさ」

データは物ではありません。

そのため、保管している内容によっては物足りなさがあるかもしれません。

たとえば、子どもが小さいころにくれた手紙なんかはデータよりも、現物が残っていたほうが将来見たときの感動も違いそうです。

あと、「飛び出す手紙」のような立体作品になると現物じゃないとダメですよね……。

でも現物を残していると、場所をとってしまう……。

このへんは、どれは現物を持っておくかどうか悩むところですね!

お金がかかる

データ化を本気でやるとなると、サービスを使うためにお金がかかります。

たとえばわたしのオススメするEvernoteの無料プランだと毎月60MBしか使えません。

これだと本気では使えません。

ただ、Evernoteは年間5,000円ぐらいなので良心的だと思いますよ。

無料で毎月60MB使える！

Evernote

保管しているコンピューターが壊れたら終わり

たとえば、データ化したデータを自分のパソコンの中に直接保管しているとします。

この場合は、そのパソコンが壊れてしまうとアウトでしょう。火事などでもアウトです。

Evernoteのような信頼できるサービスを使ってデータとして保管していても、Evernoteのコンピューター自体が壊れたり、震災などで壊れてしまうとアウトなのは同じです。

ここは信頼するしかないですよね……。

サービスが停止したら終わり

さらに言うと、使っているサービスが終了すれば終わりになります。

もちろん、ダウンロードしたりできると思いますが、わたしの場合、Evernoteが倒産するとやばいです（笑）。