こんにちは! ヨス（プロフィールはこちら）です。
日常の中で、「あれ? あのメモどこに行ったっけ?」ということ、よくありませんか?
こういう状況、わたしは頻繁にありました。「情報の一元化」という言葉を知る前は。
今回は、「身の回りの情報は1箇所にまとめよう」という「情報の一元化」という言葉について紹介します。
情報の一元化とは?
情報の一元化という言葉はどんな意味なのでしょうか?
こういう場合は漢字を分解すると分かりやすいんですよね。
情報がある「元」の場所を「1」つにさせるという意味で、簡単に言うと「すべての情報を1箇所に置いておく」ことです。
「情報の一元化」の逆は「情報の多元化」ですかね。
反対の「情報の多元化」はいろんな場所に情報が散らばっているということですね。
情報が散らばる→非効率
まずは、一元化されていない情報がどうダメなのかについてお話しますね。
たぶん、少し考えたらわかると思いますが、いろんな場所に情報が散らばっていると探すのが大変なんですよね。
たとえばこんな感じになっているとします。
| 情報 | 情報のある場所 |
|---|---|
| もらった名刺 | 名刺ファイル |
| パスワード | ノート |
| やるべきことのリスト | パソコンの中のメモ帳 |
| 日記 | 日記帳 |
なんか、ごちゃごちゃしていますよね……。
いろんなところに情報が分散していると「どこにこの情報を入れたっけ?」と考える時間が生じ、ムダが発生します。
情報は一箇所に「データ」として集約させろ!
そこで情報の一元化です。
一箇所にすべての情報があれば、「どの手帳だっけ?」というムダな時間もありません。だってすべての情報が集まってますから。
さらに言うと「紙」という媒体に保管していると、物理的に「紛失」してしまうというリスクも常に隣り合わせです。
そこでオススメするのが、「データとして」一元管理する方法です。
わたしの場合はEvernoteというアプリを使って、ほとんどすべての自分の身の回りの情報はここにデータとして集めています。
とりあえず「ここにある」という安心感はハンパありません。
データになった情報は「検索」できる
わたしが愛用しているEvernoteはクラウドの一種なので、場所を問わずにそのデータを見ることができます。
もちろん、ネットが繋がっていないとダメですが。
「あれ? 前にメモったアレ、どこだっけ?」と思えば、自分のEvernoteの中を検索すれば、メモにたどり着くわけです。
そして、この「検索できる」という特性がデータにする最大のメリットなんですよ！
今の社会で、Googleがここまで反映したのは「検索」という行動の需要によることですよね。
Evernoteはいわば、「自分だけのGoogleを作る」というイメージです。
とにかく情報の一元化は効率化への大きな一歩になります。ぜひ導入してみてください。
さて、今回は情報の一元化という言葉について紹介しました。
今まで聞いたことのなかった方は、ぜひこの言葉を意識して仕事や家事をやってみてください。
目からうろこになるのは間違いありませんよ！
ちなみに、こういう効率化については、わたしの著書の中にぎっしりと詰まっているのでオススメです♪
