2013年5月16日

[ 単語登録 ] 会社の電話番号とか住所って覚える必要あるの?

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こんにちは! 単語登録大好きなヨス(@yossense)です。

皆さんは、働いてる会社の住所や電話番号って覚えてますか?ダメ人間呼ばわりするのを覚悟で答えます。私は、ただの一度も覚えたことがありません(笑)。

だって単語登録で解決しますから。もちろん、対面で接客する職種などは即答できないことが大問題な場合もありますが、私のように一日中、パソコンで仕事をやっている「裏方的な」仕事の方は、必要なときに一瞬で分かれば、覚える必要はないと思ってます。

覚える必要はないと思う理由

私は会社の情報を暗記するよりも、他に覚えるべきものがたくさんあると思うのです。

例えば、ソフトの使い方を覚えることで業務効率が上がって、それが会社の生産性を上げてくれると思いますし、もっと「考える」という仕事の割合を増やす方が、有効だと感じるからです。

それに今の時代、同じ会社に居着く人は少なくなっていると思いますし、そう考えると、会社の情報を覚えることほど人生においてムダな作業は無い気がしてきます。ちょっと大げさですみません……。

以上の理由から、覚えるのが大変な会社の電話番号、住所、FAX番号、銀行口座などはすべて登録することをオススメします。例えば、お客様から電話がかかって来て「銀行口座」を聞かれても、パソコンの画面でパパっと表示させることができるからです。目の前で使っているソフトはエクセルでも、ワードでもブラウザでもなんでもいいんです。文字が打てるソフトなら何でもOK! とにかく単語登録している文字を打って変換するだけで情報を引き出せます。

ポストイット(付箋)の方がイイのでは?

photo credit: Cirofono via photopin cc

ポストイットでペタペタ。これをやっている方もたくさんいらっしゃることでしょう。でも、私はパソコンのモニターにペタペタとメモ紙を貼り付けるのは大嫌いです。時々、ライオンみたいにポストイットが上下左右に貼られているパソコンに出合うこともありますが、何%のメモが活かされているか疑問です。

それってそんなに頻度の高い情報なの?

私の場合、そもそもアナログでのデータ管理が嫌いだということもありますが、それ以前にそれってポストイットで貼るほどの頻度の高い情報か?と思うのです。

会社の銀行口座などはすべての電話で聞かれることは、まずありえないと思います。そんな、たま~に聞かれるような質問に対する対策として、会社のパソコンを見にくく、そして醜くするのってどうでしょうか? それよりも、単語登録で必要なときだけに表示させる方がスマートだと思うのです。

問題をすり替えてないかい?

「毎回、毎回、電話で尋ねられる場合は、ポストイットに書いてある方がパッと答えられるぞ?!」ってご指摘されそうですが、それは間違っています。

そもそも、電話で同じことを毎回尋ねられるということは、何かしら解決すべき問題があるからです。

パンフレットが分かりにくいとか、必要な情報なのに公開していないなど、いろいろ理由はありそうですが、その問題を解決し、尋ねられないようにすることが先決ではないでしょうか?

じゃあエクセルとかに情報をまとめておけば?

こういう意見もあると思います。それは「情報を登録するんじゃなくて、エクセルとかで情報をまとめておけばよくね?」という意見です。

確かに、それもアリですね。会社の連絡先情報をまとめたエクセルファイルなどを作り、そのファイルをデスクトップに置いておく。これでも解決しますが、エクセルなどから情報を探すのは次の点で時間がかかります。

例えば、さっきの例のようにお客様から電話で会社の銀行口座を聞かれたとしましょう。そこでエクセルデータを開くときには、以下のような時間のロスがあります。

  • ファイルを見つけてクリックする時間
  • ソフトを立ち上げ、ファイルを開く時間
  • 開いたファイルの中から「住所」などの情報を探す時間

単語登録なら今開いているソフトで文字を打って変換するだけです。

さらにミスを防げるというオマケ付き!

さて、上の例では電話対応を主に書いてきましたが、メール対応の場合はさらに単語登録の方に軍配が上がります

単語登録をしていることで、メールを書くスピードを速められるのですが、もう一つ重要な役目があります。

それは間違いの回避です。最初に単語登録するときに間違わなければ、住所を打ち間違えるというウッカリミスを99%防げます

覚えにくい会社の情報を単語登録しよう!

さて、ものすごく前置きが長くなりましたが、具体的にどのように単語登録をするか見てみましょう。

会社情報の登録例
じゅうしょk 東京都○○区○○○XXX-XX
※ 会社の住所。
ゆうびんk 900-0000
※ 会社の郵便番号。
てlk 111-1111-1111
※ 会社の電話番号。「てl」は「tel」です。
ふぁxk 0123-45678-9000
※ 会社のFAX番号。「ふぁx」は「fax」です。
ぶちょうてl 090-XXXX-XXXX
※ 部長(上司)の携帯番号。「てl」は「tel」です。
おおさかてl 06-XXXX-XXXX
※ 大阪支店の電話番号。「てl」は「tel」です。

こんな感じで登録すると良いでしょう。「じゅうしょk」のように、「k」を付けるのには理由があります。「じゅうしょ」で登録すると、厄介なことが起こるからです。それは「じゅうしょ」と打って、「住所」を出したいときもあるからです。なので「会社(kaisha)」の頭文字「k」を付けています

こうすることで、

  • じゅうしょ → 住所に変換
  • じゅうしょk → 東京都○○区○○○XXX-XXに変換

……にスムーズに変換してくれます。

ちなみに、どれもあえて英語を絡ませているのは、他の変換候補と競合しないようにするための方策です。

自分のパソコンには自分の情報

ついでに自分のパソコンには、自分の情報を登録しておくと便利です。

ネットをしてると、メルアドを友達に教えたり、ネットショップで買い物をするときなんかで、何度も入れるときがありますので、単語登録をしてると楽ですよね。

個人情報の登録例
@j XXXXXXX@gmail.com
※ 自分のメルアド。
@あ XXXXX@gmail.com
※ 友達のAさんのメルアド。
じゅうしょj 東京都千代田区△△△XXX
※ 自分の住所
ゆうびんj 〒100-0000
※ 自分の住所の郵便番号
てlj 090-XXXX-XXXX
※ 自分の電話番号。「てl」は「tel」です。

自分の住所なので「自分(jibun)」の頭文字の「j」をつけてみました。べつに「Me」の「m」でもなんでもイイです(笑)。

ただし、パスワードやクレジット番号なんかは登録するのは控えましょう。Baidu IMEの入力情報流出とかありましたし、怖いです。

さて今回は会社を例に出しましたが、いかがでしたか? この単語登録をするときのコツはルールを自分で作ることです。

例えば、会社の情報には「 c 」を付けるとか、「 k 」を付けるとか、本当になんでもいいので、自分で決めると覚えやすいと思います。けっきょくのところ、単語登録は個人的なものなので、自分さえ分かれば良いと思いますし。ぜひ、職場のパソコンで、家のパソコンで、ご活用下さい! この技はスマホでも活用できますよ(下の記事参照)♪

単語登録を上手く使いこなすコツについてはこちらの記事が参考になると思いますのでぜひ

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