2013年12月2日

会議の質を高めるコツ! ボソッと独り言発言はアレですよ!

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こんにちは! 中間管理職をやってたこともあるブロガーのヨス(@yossense)です。

会社勤めをしている方は、会議に出まくっている方も多いと思います。月曜はこの部署のミーティング、火曜は全体会議、木曜は……と言った感じで、ポジションが高くなると「会議が通常業務」という環境の方もいると思います。

会社じゃなくても、自治体、こども会、PTAなどいろいろなものがありますよね。その中でも、当たり前ですがすっごく質の高い会議もあれば、とりあえず仕方なく出席した会議もあります。ということで、今回は「会議」についてです。

会議のほとんどの発話が……

会議に何度も出席していると、あることに気づくことがあります。それは「なんとまぁ、無駄な発話が多いんだ!」ということです。関係のない世間話から始まり、その会議での到着点からかけ離れた話とか、様々です。

無駄とまでは言いませんが、私が個人的に気になる発話の1つが「状況を言っているだけの発言」です。

例えば、「お店の入り口にある看板の耐久性に問題がある気がするんですよね……」とか「最近、なんとなく女性のお客様が多いんですよね」みたいな発言です。WEB関連で言うと「サイドメニューのバナーのクリック率が微妙な気がするんですよね……」と言った感じです。

一見まともな発言に見えるんですが、私はこう思ってしまいます。だからどうしたんやーーーー!!!!(怒)

一貫して思うのが、まずこういう発言は曖昧なんです。フワっとしていて、どんな反応をしたらいいのやら。 そうですねー。漫画の効果音をつけるとしたら「ボソッ」です。会議なのに「独り言」なんですよね……w。

もう一歩だけ質を高める

これらの独り言なんですが、実は重要な改善のヒントが隠れていると思うんです。

独り言で終わらすのはもったいないこともあるハズです。非常に能力のある方が同じ会議にいれば、その発言の重要度に気づいてくれるのですが、そうじゃない場合、そのダイヤの原石発言は一瞬で流れていってしまいます。

というわけで、こういう「ぼそっ話」の質を一歩高めてみる方法を考えてみました。

問題提起にする

まずは独り言に会話相手を作りましょう。そのための方法として問題提起として発言してみましょう。

相手にその問題点の重要度を認識してもらうためには、具体的な理由を付け加えること、そして語尾を質問形式に変える方法が手っ取り早いです。

看板の耐久性に問題があると思います。これによって、お客様が怪我をする可能性が出てくると思うのですが、いかがでしょうか?

提案にする

問題提起からさらに踏み込んで「提案」という内容に進化させます。そのためにはまずは会議の前に自分で問題点を考えて、その解決策を考えておくことが必須条件となります。

まぁ、そもそも会議の前に何も考えずに出席するなんてアレですが。

看板の耐久性に問題があると思うのですが、これによって、お客様が怪我をする可能性が出てくると思うのです。 この件に関して私は、新しい看板に取り替えたほうがいいと思います。いかがでしょうか?

依頼にする

こちらは地位によっては実行しにくいかもしれませんが、「依頼」にまで高める方法です。 会議を引っ張っていく立場の人向けかな。

重要なのは、「実行する人(誰が)」「期限(いつまでに)」と言う2点を決定することです。「依頼」にまで発展させることができると、この案件の実行確率は限りなく100%に近づくでしょう。

看板の耐久性に問題があると思うのですが、これによって、お客様が怪我をする可能性が出てくると思うのです。この件に関して私は、新しい看板に取り替えたほうがいいと思います。外装管理部の犬山さん、18日までに看板屋さんに見積もりを取っていただけますか?

さてこうやって、今回は初めて会議についての記事を書いてみましたがいかがでしたか?

ちなみに私の会議に対する考え方を激変させたのがこちらの書籍です。会社で働いている人は必読だと思います。出席者全員がこの思考を共有できたら、間違いなく会議の質が向上すると思うので。

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