2013年6月9日

依頼メールはわかりやすく! ちょっとの配慮であなたの評価がUPします

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こんにちは! ヨス(@yossense)です。

WEB制作やデザインの仕事をしていると、データをクライアントさんに送った後に「ここをこうしてくれ!」という依頼が頻繁です。

ヨス

「ええ!? 絶対、入稿の一日前に初めて校正したでしょ?」というツッコミはさておき。

本当にギリギリまで訂正作業という業務は尽きません。

こういった訂正作業は、デザインでなくて事務をしていても、よくあるんじゃないでしょうか? たぶん。

分かりやすい訂正依頼メール10ヶ条

今回は、メールで訂正の依頼をするときの、分かりやすいメールの書き方について書いてみます。

何を依頼されているかひと目で分かる件名

一日に大量のメールが届くため、件名で、何を依頼しているのかが分かるのが嬉しいですね。たとえばこんな件名。

【18:00までにお願いします】パンフレットの文字訂正のお願い

件名は「〆切」+「内容」で

急ぎの場合は「〆切」+「内容」を書いていただければ最高です。

「パンフレットの件」って書くより急ぎなのがよく分かって嬉しいです。

まぁ、こんな切羽詰まった〆切じゃないのが一番うれしいのですが。

よく使われるのは「【至急】」とかですね。「【 】(墨付きカッコ)」で囲んでいるとよく目立ちます。スパムメールとかでもよく使われていますが。

冒頭は簡素に要件をまとめて

長い前置きは要りません。私のような人間なら、本来なら要件だけが欲しいところですが(笑)、業者さん相手の場合とかは、定形の挨拶文章(たぶん単語登録)は仕方ないですよね。最低限の挨拶の方が嬉しいです。

お世話になっております。○○の山田です。

で十分でしょう。

何を依頼しているか要約もあれば

そして冒頭には、何を依頼しているメールなのか書いてくださると嬉しいですね。まぁ、件名を見れば分かりますが、念のためココにも。

先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。

訂正をお願いします。

とかでOKなんで!!

境目を分かりやすく

挨拶部分の話をしましたが、挨拶部分と依頼内容の間に区切りがないと、非常に見にくいです。

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。
1つ目のPDFファイルの中に、パン粉をまぶすと書いているところを、片栗粉をまぶすに直して下さい。

もうどこまでが挨拶なのか……パッと見てわかりません。それは境目がないからです。

区切り線があると嬉しい

境目と言うのは、「内容の区切り目」のことです。例えば、「挨拶文」と「依頼」との間の境目とか、「依頼1」と「依頼2」の境目のことです。

どこまでが「依頼1」なのかどこからが「依頼2」なのかがわかると、訂正する側も見落としがなくなります。多めの改行を取るだけでもいいんですが、下のような感じの境目があるだけでめちゃくちゃ見やすくないですか?

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。

--------------------

1つ目のPDFファイルの中に、パン粉をまぶすと書いているところを、片栗粉をまぶすに直して下さい。

ただ単に「--------------------」みたいなラインを入れるだけです。

区切り線は単語登録を

これは単語登録していないと実用的じゃないので、ぜひ単語登録して下さい!! 登録の仕方はこちら

更に言うと、上の例みたいに、---のラインの上下に「改行」を追加してくれると、もんの凄く見やすいです♪

単語登録するときにって出しにくいので、ぜひ、上記からコピペして登録して下さいね。

あ、それと---がこんな風に「------------------------------------------------------------------------------------------------」長すぎると、スマホでメールを見たときに改行されてずれることがあるので、あんまり長すぎない方がいいかもしれません。

見出しを作ろう

さて、文章の区切りを入れて頂いたのですが、今度は依頼内容が複雑な場合の対処方法です。

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。

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1つ目のPDFファイルの中に、パン粉をまぶすと書いているところを、片栗粉をまぶすに直して下さい。その後にある、油に揚げると書いてあるところは、油で揚げるになおしてください。そして、2つ目のPDFファイルの、18行目にあるコブラツイストは、ジャーマン・スープレックスに変更でよろしくお願いします。

ほら、依頼内容が増えてくると、まだまだ読みづらいですよね。そこで、依頼内容の中身に区切りをつけたり、見出しで分かりやすいように分けるといいですね~! 最高です!

見出しって?

見出しっていうのは、新聞とかの大きくて目立つ文字です。ヘッドラインとも言います。

ヨス

本文の内容をまとめて、一言で分かりやすくしたものですね。

新聞の中では、見出しを見るだけで、本文にどんな内容を書いているのかを予想できます。

そして予想できると、内容の理解度も高まるという訳です。

依頼のメールで言うと、例えば「1ページ目」とか「2ページ目」というのが見出しになりますね。

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。


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1ページ目
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パン粉をまぶすと書いているところを、片栗粉をまぶすに直して下さい。その後にある、油に揚げると書いてあるところは、油で揚げるになおしてください。

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2ページ目
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18行目にあるコブラツイストは、ジャーマン・スープレックスに変更でよろしくお願いします。

こんな感じで、先ほどの区切り線と合体させるともっと見やすくなりますね。これだけで、どこからどこまでが1ページ目なのかが一目瞭然になりました!!

さらに見出しに印を入れてもらえると……

厚かましくてすみません。見出しを入れてもらったところに、さらにお願いするのもアレですが……。

見出しの頭に「 ■ 」とか「 ● 」のような印を入れてもらえると、さらに見やすいです。

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。


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■1ページ目
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パン粉をまぶすと書いているところを、片栗粉をまぶすに直して下さい。その後にある、油に揚げると書いてあるところは、油で揚げるになおしてください。

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■2ページ目
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18行目にあるコブラツイストは、ジャーマン・スープレックスに変更でよろしくお願いします。

ほら、断然、見出しっぽくなりましたね!! ちなみに「  」は「しかく」で変換すると出てきます。「  」は「まる」です。

これも単語登録をおすすめします。私の場合は……

  • sq → ■
  • m → ●

……で登録しています。

見出しと言えばこんな記事もありますので、ご参考に。

訂正箇所は、もはや文章じゃなくてイイです

さて、見出しのお陰で随分見やすくなりました。今度は依頼本文自体の直しもお願いしてもよろしいでしょうか。エヘヘ。

依頼本文の中に、複数の依頼がある場合は、もはや文章のみで分かりやすくお願いするには限界があると思います。

直すところを抜き出して「矢印」で指示

例えばこんな風に矢印ラインを使ってみてはどうでしょうか?

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。


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■1ページ目
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【1】5行目
- - - - - - - - - - - - - - - -
パン粉をまぶす
 ↓
片栗粉をまぶす


【2】14行目
- - - - - - - - - - - - - - - -
油に揚げる
 ↓
油で揚げる

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■2ページ目
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【1】18行目
- - - - - - - - - - - - - - - -
コブラツイスト
 ↓
ジャーマン・スープレックス

どうでしょうか? 文章よりも、直す箇所のみを抜き出して、矢印なんかで指示した方がよっぽど見やすいですよね。

更に見出しを

上の例では、副見出しを入れて、さらに副見出しの頭に「数字」を入れました。これで、何個の訂正箇所があるのかも一目瞭然です。

こうすることで、大事な部分が埋没して見逃すことも避けられますし、訂正したあとの最終校正も簡単にできます。

長ったらしい文章で書いてる割には結局、訂正箇所が1、2箇所だった……なんてこともよくありますよね……。

文章を読むのってけっこう時間かかるんです。速読とかやったことないですし。

どうしても文章でいきたい場合は

それでも文章でやる場合ってあるかもしれません。そういう時には、「 」カギ括弧を使っていただけるだけでも、見やすさが倍増です。

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。


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■1ページ目
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「パン粉をまぶす」と書いているところを、「片栗粉をまぶす」に直して下さい。その後にある、「油に揚げる」と書いてあるところは、「油で揚げる」になおしてください。

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■2ページ目
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18行目にある「コブラツイスト」は、「ジャーマン・スープレックス」に変更でよろしくお願いします。

質問するな~!! 言い切ってくれッ!!

これ、非常に困るんですが、訂正依頼なのに、こちらに意見を求められることがあります。こういうヤツです。↓

「パン粉をまぶす」と書いているところを、「片栗粉をまぶす」に直して下さい。その後にある、「油に揚げる」と書いてあるところは、「油で揚げる」はどうでしょうかね?? もしくはここは削除した方がいいでしょうか?

メールのやり取りは時間がかかります。お願いですから、もっと自信をもって、言い切って下さい!! でないと、こちらは惑わされてしまって作業効率も落ちてしまいますので。

違う要件をオマケで付けないで!!

文章の訂正依頼のメールの最後の方にちょろっとオマケで(たまにこっちの方が重いときも……)別の案件の依頼を書くのはできればやめてほしいです。

理由は、やっぱり忘れ去られる確率が上がるからです。

お世話になっております。○○の山田です。
先日お送りした文章に5箇所の訂正が見つかりました。
訂正をお願いします。


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■1ページ目
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「パン粉をまぶす」と書いているところを、「片栗粉をまぶす」に直して下さい。その後にある、「油に揚げる」と書いてあるところは、「油で揚げる」になおしてください。

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■2ページ目
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18行目にある「コブラツイスト」は、「ジャーマン・スープレックス」に変更でよろしくお願いします。

ところで、先日お電話でお話した大阪に出す2号店の立地が決まりました。こちらの資料を添付しております。今度はこのパンフレットを作成していただきたいと思っています。期限は来週の水曜まででいけますか。まずキャッチコピーですが………(以下省略)

もう一つの全然関係ない案件の場合は、ぜひとも違うメールでお願いします!!

個人的には1案件に対し1メールが嬉しいです。

訂正文はちゃんと見直ししてね!

依頼で来た「訂正された文章」がさらに誤字脱字とか、文法がおかしいってことって割とあります

意図的なのかミスなのかが判断できない

「夫婦」を「婦夫」って書いているのを見たら、これは男性至上主義に対抗してワザとしてんのかな?って思います。

ほかにも、陶芸の「伊万里焼」を「伊万里焼き」って書いてるけど、これだと「お好み焼き」とか「たこ焼き」みたいだけど、そのまんまでいいの!?っていう場合も。

依頼どおりに訂正するとおかしくなるときも

「後半部分を下の文章と置き換えて下さい」と書いていて、「置き換えて繋げたら文法おかしいやん!」ってこともあります。

あぁぁぁ……〆切が明日なのに、このまま訂正したらイイの? それともそのままでやった方がイイの?!っていう苦悩をわかってほしいです。

それにしても、こんな時に限って電話繋がらないのはなぜなんでしょうね。お願いだからメール送る前にちゃんとチェックしてください

すごく感情が入ってしまい、途中から、なんだかお願いしているような文章になってしまいました

でもこのような依頼メールにすることで、間違いなく相手に伝わりやすくなります。伝わりやすいということは、意図した通りの訂正をしてもらえ、ミスも少なくなります

それに見やすくなると、あとで訂正の校正をするときに、パパッとチェックができます。

相手にとってだけでなく、自分にも好都合というわけです。依頼メールだけでなく、いろんなところで役に立つテクニックだと思いますので、ぜひ応用して使って下さいね♪

こちらは、ちょっとしたチラシデザインが素人くさくなる理由を書いた記事です。こちらも参考になるかもしれませんのでご覧ください!

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