2014年4月25日

年間行事をバッチリ把握する! Googleカレンダーが良いよ!

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こんにちは! 主夫もやっているブロガーのヨス(@yossense)です。

子どもがいると、学校行事が生活に関わってきます。授業参観、運動会、文化祭とかいろいろありますが、写真を撮ったり、PTAのお手伝いがあったりとやることがあるので、行事の日を把握しておかなければなりません

ということで、今回は「学校の年間行事をGoogleカレンダーで把握する!」ことを目標に、超便利なGoogleカレンダーの使い方を紹介します!

学校行事をGoogleカレンダーで管理する!

学校の行事は、だいたい毎年同じことをやります。そうなると手帳とか、エクセルとかで管理するよりもGoogleカレンダーで管理する方がいろいろと便利な機能があります。

ではさっそくGoogleカレンダーを使ってみましょう! Googleカレンダーを使うには「Googleアカウント」を取得しておく必要がありますので、まだの人は取得してください。

Googleアカウントを取得

すでにお持ちの方は、こちらからGoogleカレンダーのページへどうぞ。

「カレンダー」を作成

Googleカレンダーのステキな特徴の1つが複数のカレンダーを管理できることです。

ここで言う「カレンダー」とは、Googleカレンダー内で使われる専門用語で「カレンダーのテーマ」のようなものです。ちょっと説明が分かりにくいですが、私はこのような「カレンダー」を作り、使っています

自分の予定カレンダー
21日は友達と外食とか、私のプライベートの予定を入れているカレンダー
ブログ更新スケジュール
私がブログで書こうとおもっている記事を予定として入れているカレンダー
ゴミ収集日のカレンダー
ゴミ収集日をひたすら入れている

こんなふうにテーマ別に「カレンダー」を分けられるんです。ではまずは「カレンダー」を作成しましょう。

1設定を開く

では設定を開きます。

設定
[ 歯車アイコン ] → [ 設定 ]

2カレンダータブ

切り替わった画面で、まずは「カレンダー」のタブをクリックしてください。

切り替わった画面で「カレンダー」のタブをクリック
切り替わった画面で「カレンダー」のタブをクリック

3新しいカレンダー

では新しい「カレンダー」を作成します。下記画像にあるボタンをクリックしてください。

「新しいカレンダーの作成」をクリック
新しいカレンダーの作成をクリック

4カレンダー名を決める

さらに切り替わった画面ではカレンダー名を決めて入力します。ここでは「小学校の行事」という名前を入れました。

[ カレンダーの名前を入力します ] → カレンダーを作成

5ハイ! 完成です

作られると、左のメニューに表示されます
作られると、左のメニューに表示されます

この例の「小学校の行事」をクリックすると、文字ヨコの赤いマークが透明になり、一時的にカレンダーから「小学校の行事カレンダー」が非表示になってくれます。もう一度クリックすると表示になります。赤い色も変えられますよー。

行事を入れる

では早速、予定を入れましょう。ここでは例として8月5日に「プール大会」という行事を入れてみます。

1予定の日のマスをクリック

Googleカレンダーで予定を入れるのは超簡単です。予定を入れる日のマスをクリックして情報を入れるだけ。

予定の日のマスをクリック
予定の日のマスをクリック

2情報を入力

この例では「プール大会」と入れています。運動会とか、遠足とかいろいろありますね。

この例では[ プール大会(行事の名前)] → [「小学校の行事」を選択(先ほど作った「カレンダー」)]

3「編集」をクリック

次に、この行事は毎年行われるので、1年おきに繰り返すようにしたいと思います。

「編集」をクリック
「編集」をクリック

4「繰り返し」にする

「繰り返し」にチェックを入れるとウインドウが開きます。

「繰り返し」のところにチェックを入れます。
「繰り返し」のところにチェックを入れます。

5毎年繰り返す設定に

出てきたウィンドウで「毎年」を選ぶと、翌年の同じ日、翌々年の同じ日と、ずーっと繰り返してくれます。

ちなみに「毎日」「毎週」「毎月」だけでなく「毎週火・水」のような細かい繰り返しもバッチリ設定できます。

プルダウンで「毎年」を選ぶ
プルダウンで「毎年」を選ぶ

そして完了をクリック。

「完了」をクリック
完了をクリック

6これ忘れやすいので注意です!

そして最後に保存をクリックするのをお忘れなくっ! 私は慣れるまで、よく忘れていました。

「保存」をクリック
保存を押すのをお忘れなくっ!

7予定が入りました

これで、カレンダーのマスに予定が入りました! 簡単でしょ?

カレンダーのマスに予定が入っているよ!
カレンダーのマスに予定が入っているよ!

翌年の同じ日(8月5日)もチェックしてみましょう。

翌年にもしっかりとリピートされている!
翌年にもしっかりとリピートされている!

翌年の日付けを微調整する

ここまで見てきて、1つ疑問がわくはずです。「翌年も同じ日に行われるとは限らないんだケド」……って。

それはそうですよね。でも、Googleカレンダーなら一瞬で日付けを変えられます

1なんと!? ドラッグで!

翌年の「プール大会」は8月5から8月11日に変更するとしましょう。

ドラッグするだけ
ドラッグするだけ!!

ええ?! たったこんだけ!?

2日付けの微調整完了!

初めて見たときはびっくりしました。こんなに簡単に日付けを変更できるのかと。

この動きが気に入ってGoogleカレンダーが大好きになった記憶がありますが、とにかくたったこれだけなんです。んもう、キツネにつままれたような気分です。

日付けの微調整完了
日付けの微調整完了

忘れないために通知設定

こちらの機能は2015年6月27日で終了するようです。

もうついでですので、1日前にメールで「明日この行事があるよー」っていう通知が来るようにしておきましょう。予定に入れてあっても忘れると無意味ですからね。

1設定を開く

設定を開きます。

設定
[ 歯車アイコン ] → [ 設定 ]

2カレンダータブ

さっきと同じで、切り替わった画面では「カレンダー」のタブをクリックします。

切り替わった画面で「カレンダー」のタブをクリック
切り替わった画面で「カレンダー」のタブをクリック

3「通知」をクリック

では通知がほしい「カレンダー」のヨコにある「通知」の文字をクリックします。

「通知」をクリック
「通知」をクリック

4通知を追加する

「通知を追加する」をクリックします。

「通知を追加する」をクリック
「通知を追加する」をクリック

5いつメールが来るかの設定

では1日前にメールに「お知らせメール(リマインダー)」が届くように設定しましょう。

[ この例では「メール」と「1日前」を選択 ] → [保存をお忘れなく ]

媒体は普通のメールだけでなく、「モバイル」「ポップアップ(時間になるとPCの画面にウインドウが現れる)」から選べます。

ついでに家族間で共有も!

もうここまで来たら「家族間で共有」もやってみましょう。不要な方は飛ばしてくださいw。

これを設定しておくと、夫婦やスタッフ間で、同じ「カレンダー」を共有できます。いとも簡単に。

1「共有: 設定を編集」をクリック

先ほどの「お知らせメール」が来るようにするときと同じですので、簡易に書きますが、[ 右上の「歯車アイコン」をクリック ] → [「設定」を選択 ] → [ 現れたウィンドウで「カレンダー」をクリック ]の順にいきます。

そして、共有したい「カレンダー」のヨコにある「共有: 設定を編集」をクリックします。

「共有: 設定を編集」をクリック
「共有: 設定を編集」をクリック

2共有したい人のメルアドを入れる

共有したい相手をどうやって追加するかと言うと、Gメールアドレスを入れるだけです。

[ 共有したい人のGメールアドレスを入力 ] → [ ここでは「閲覧権限(見るだけは可能)」のまま、ユーザーを追加をクリック ] →[保存をクリック ]

これで、同じ「カレンダー」を共有できました。「閲覧権限」でなく「管理権限」などにすると、共有相手も「カレンダー」を変更できるようになります。

今回紹介したGoogleカレンダーの機能が基本となります。もうね、こんだけで十分です! これだけ覚えるだけで、少しだけ人生が楽になります(←大げさや!)。iPhoneとかiPadのAppleのカレンダーアプリにも同期してくれるし。外でも見られるのが最高です。

私の場合「仕事のスケジュール」「自分のプライベートの用事」「子どもの行事」「ごみの日」「回線とか携帯を契約した日カレンダー」なんかも作っています。これのお陰で、決められた解約時期に解約しないと手数料が要る……みたいなときにも役に立ちます。

ほかにはiPhoneアプリの「Foursquare」で自分がチェックインした場所をIFTTTで連携させてGoogleカレンダーに記録を残すとか、Facebookで投稿したものをIFTTTで連携させて、日記的にカレンダーに残す……なんてこともしています。とにかくGoogleカレンダーは超便利なので「カレンダー」をバンバン作って試してみてください。

学校の行事がらみで、以前書いたこんな記事もオススメです。

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